Forretningsorden for bestyrelsen

Fastsat i medfør af § 18 i lov nr. 575 af 9. juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. og § 14 i vedtægterne for Aarhus Katedralskole.

 
Bestyrelsens opgaver

§ 1. Bestyrelsen har bl.a. følgende opgaver:

• Overordnet ledelse af den selvejende institution herunder: 

    - fastlæggelse af institutionens målsætning og strategi
    - fastlæggelse af institutionens løn- og personalepolitik,
    - ansættelse og afskedigelse af rektor, 
    - udpegning af intern revisor,
    - stillingtagen til institutionens organisation, såsom kvalitetssikring,  
       regnskabsfunktion, intern kontrol, it-organisation og budgettering,

• Er ansvarlig overfor Undervisningsministeriet for institutionens drift, herunder for forvaltningen af det statslige tilskud, og bestyrelsen skal sikre, at:

     - Undervisningsministeriet får den information, der er fastsat i gældende
        lovgivning, 
     - der følges op på afrapporteringer om institutionens målsætning og strategi
        for uddannelserne og tilknyttede aktiviteter på kort og på lang sigt.
     - der følges op på planer, interne og eksterne evalueringer, samt tages
        stilling til rapporter om institutionens uddannelsesresultater mv.

• Bestyrelsen skal forvalte institutionens midler, så de bliver til størst mulig gavn for institutionens formål, ved bl.a. at: 

     - sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision og tage
        stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes 
        underskrivelse, og bestyrelsen har pligt til at gennemgå institutionens
        perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår herunder 
        at godkende og vurdere budgettet og afvigelser herfra. 

 

Bestyrelse, formand

§ 2. Bestyrelsen består af i alt  8 medlemmer med stemmeret. Desuden har bestyrelsen to medlemmer uden stemmeret, jf. vedtægtens § 4 – 6 om bestyrelsens sammensætning.

Stk. 2. Bestyrelsen skal forud for udskiftning af bestyrelsens medlemmer drøfte bestyrelsens kompetenceprofil med henblik på at sikre, at bestyrelsesmedlemmerne tilsammen har de kompetencer, der er nævnt i § 5 stk. 2 i vedtægten.

Stk. 3. Bestyrelsen vælger en formand blandt de udefra kommende medlemmer, jf. vedtægtens § 12. 

Stk. 4. Rektor deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret. 

Stk. 5. Bestyrelsens formand kan tillade ikke-medlemmer at deltage i bestyrelsens møder. Bestyrelsen har besluttet, at vicerektor er referent for bestyrelsen uden stemmeret.

Informationsgrundlag

§ 3. Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at sikre sig, at vedkommende besidder den information, der er nødvendig for at varetage bestyrelseshvervet. 

Stk. 2. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange, at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende institutionens forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner nødvendigt for at varetage bestyrelseshvervet. Anmodning herom rettes til bestyrelsens formand.

Stk. 3. Bestyrelsen kan i det enkelte tilfælde ved simpelt flertal beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, såfremt en sådan videregivelse er i strid med institutionens interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand.

Møder 
§ 4. Bestyrelsen fastsætter hvert halve år en mødeplan for et år ad gangen. Rektor udsender, inden hvert møde, en dagsorden til medlemmerne, ledsaget af skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne.

Stk. 2. Bestyrelsens møder ledes af formanden. 
 
Stk. 3. Der skal holdes mindst 4 møder årligt. Møde skal endvidere afholdes, når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom.

Stk. 4. Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne.

Stk. 5. Såfremt afholdelse af bestyrelsesmøde ikke kan udskydes uden væsentlig ulempe for institutionen, kan bestyrelsen undtagelsesvis træffe beslutning ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag.

Stk. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Afgørelser træffes ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Et bestyrelsesmedlem kan ikke give møde ved fuldmagt.

Stk. 7. Til beslutning om ændring af vedtægten, om køb, salg eller pantsætning af fast ejendom og om sammenlægning eller spaltning kræver, at mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer stemmer herfor. 

Stk. 8. Elevrådets repræsentanter kan ikke deltage i bestyrelsens behandling af spørgsmål om enkeltpersoner.

Stk. 9. Al kommunikation med bestyrelsen kan foregå elektronisk.

§ 5. Bestyrelsesmøder har følgende faste punkter på dagsordenen:

• Godkendelse og underskrivelse af referat af forrige bestyrelsesmøde
• Godkendelse af mødets dagsorden
• Opfølgning på beslutninger fra sidste bestyrelsesmøde
• Andre punkter som rektor eller bestyrelsen ønsker behandlet
• Eventuel beslutning om, hvilken information, der skal videregives til 
   institutionens medarbejdere og andre, samt hvorledes dette skal ske.

Beslutningsreferat 

§ 6. Bestyrelsens beslutninger optages i et referat, der underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og af rektor.
Tilsvarende gælder for beslutninger, der træffes ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag.
Referatet skal angive bestyrelsens beslutninger og grundlaget herfor, herunder væsentlige oplysninger, som ikke fremgår af det skriftlige materiale, hvortil der henvises i referatet. Et bestyrelsesmedlem eller rektor, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening ført til referat. Udkast til referat sendes elektronisk snarest muligt og normalt inden 8 dage efter mødet til bestyrelsens medlemmer og rektor til godkendelse. Det godkendte referat skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og rektor, uanset om de har deltaget i bestyrelsesmødet.

Offentlighed

§ 7. Bestyrelsens mødemateriale, herunder dagsordener og referater, skal gøres offentligt tilgængelige. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, må dog ikke offentliggøres. Alle personsager og sager, hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere kan undtages for offentliggørelsen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. 
Stk. 2. I sager af fortrolig karakter har medlemmer tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens regler.

Mødepligt, habilitet

§ 8. Medlemmerne har pligt til at deltage i bestyrelsens møder.

Stk. 2. medlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette skolens kontor herom i rimelig tid inden mødets afholdelse. 

§ 9. Et medlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmers habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse. Bestyrelsen afgør, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag.

Arbejdsdeling mellem bestyrelsen og institutionens rektor og bestyrelsens tilsyn med rektor

§ 10. Rektor har den daglige ledelse af institutionen og er ansvarlig for institutionen overfor bestyrelsen. 

Stk. 2. Rektor skal, jf. § 24 stk. 2 i lov nr. 575 af 9. juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. påse:
• at uddannelserne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler,
• at de undervisningsmæssige forhold er forsvarlige,
• at det af bestyrelsen godkendte budget overholdes, og
• at institutionens virksomhed i øvrigt er i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer. 

Stk. 3. Rektor skal forelægge enhver disposition af væsentlig betydning for institutionens økonomiske eller driftmæssige forhold for bestyrelsen, forinden beslutning træffes. Endvidere er rektor forpligtet til at holde bestyrelsesformanden orienteret om alle væsentlige forhold.

Stk. 4. Rektor varetager sekretariatsopgaver for bestyrelsen, jf. i 
øvrigt § 4, stk. 1.

Stk. 5. Rektor forelægger udkast til budget for bestyrelsen. Budgettet skal belyse institutionens drift, økonomi samt forventede investeringer.

Stk. 6. Rektor orienterer efter nærmere aftale med bestyrelsen om ansættelse og afskedigelse af personale. 

Stk. 7. Rektor indstiller til bestyrelsen forslag om suspension, iværksættelse af tjenstlig undersøgelse, udpegning af forhørsleder, ikendelse af disciplinærstraf og anlæggelse af injuriesøgsmål.

Ændring af forretningsordenen

§ 11. Beslutning om ændring af forretningsordenen træffes af bestyrelsen med simpelt flertal.

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 11. februar 2010

 

I bestyrelsen:

Jan Halle / Preben Sørensen / Lars Ole Vestergaard / Ulrik Westring  Nils-Henrik Pedersen Lone Ryg Olsen / Charlotte Brøndum / Klara Lykke Reddersen / Nicolai Meldgaard Christensen

Tiltrådt af rektor:
Lars Scheibel